Como configurar um fluxo para um processo?

Para organizar seus processos, é necessário criar um fluxo. Você deve acessar o menu de Gestão Diária, clicar na engrenagem e depois em “Configurar fluxo” na parte superior direita. É necessário ter permissão do administrador.

Caso sua plataforma ainda não tenha nenhum fluxo, é só clicar no botão “Criar Fluxo”.

Tipos de configurações disponíveis:

Editar Nome do Fluxo: Se for necessário, é possível editar o nome escolhido para o fluxo.
Colunas: Nesta aba, você pode escolher, criar e reordenar suas colunas, além de vincular checklists a determinadas etapas, configurar contagem de SLA e habilitar e solicitar o preenchimento de campos customizados entre etapas.
Situações: Nesta aba de configuração, você pode criar um nome para cada situação e atribuir cores a elas, de maneira a ajudar na visibilidade e na segmentação dos cards em cada fluxo. A situação fica marcada na lateral externa do card e pode ser alterada manualmente na aba de Resumo do card.
Conversas: É possível habilitar a opção de conversas dentro do fluxo para que os envolvidos consigam manter uma comunicação informando o que houve nesse fluxo. Está localizado na aba ‘Outros’.
Membros: Após convidar usuários para a plataforma, você pode configurar quem terá acesso ao fluxo baseando-se em permissões de funções. Assim, você pode deixar a visão de cards habilitada para todos ou somente para quem é membro, considerando também quem pode editar ou movimentar cards.
Tempo do card no fluxo: Permite identificar há quanto tempo um card se encontra dentro de um fluxo. Localizado na aba ‘Outros’.
Agrupamentos: Os agrupamentos liberados para o fluxo serão permissionados na aba de dados do veículo. A função está localizada na aba ‘Outros’.
Automações: Esta aba traz visibilidade para todas as automações que estão conectadas a cada coluna do fluxo. Desta forma, você pode rapidamente encontrar o nome de uma automação para realizar algum ajuste fino até mesmo antes de movimentar um card.
Novo Fluxo: Com esta função, você tem fácil acesso à opção de criar um novo fluxo caso precise traduzir algum processo da sua empresa para o formato kanban.
Cancelar e Desfazer Alterações: Estes botões correspondem a atalhos para limpar qualquer alteração ou até mesmo para cancelar e fechar o modal de configuração do fluxo.
Salvar Configurações: Este botão salva edições feitas na aba de ajustes das colunas do fluxo.

Configurando as colunas de um fluxo

Ao acessar a tela de configurações de um fluxo, a primeira aba disponível é a de Configuração das Colunas do Fluxo. Uma coluna representa cada etapa de um processo, e algumas configurações podem te ajudar muito a ter controle do início ao fim de cada fase.

Para acessar as configurações do fluxo, você precisa ter permissão do administrador. Depois é só clicar no botão com a engrenagem, que fica no canto superior direito do menu Fluxo.

Veja abaixo quais funções você pode encontrar na aba de Colunas, em Configurações de Fluxo, e confira a seguir mais detalhes sobre cada uma delas:

Nome da Coluna: Aqui você consegue nomear e editar o nome das colunas do seu fluxo.
Mover Coluna: O ícone de mover coluna reordena o posicionamento dela. Caso você queira alterar a ordem das colunas do seu fluxo, clique no ícone de uma delas e arraste por cima de outra coluna.
Excluir Coluna: Uma coluna só pode ser excluída se não houver nenhum card nela. Somente após ajustar esse ponto de atenção você conseguirá excluir uma coluna, caso deseje.
Relacionar Checklist: Para manter um histórico detalhado dos seus veículos, você pode contar com o recurso de vincular checklists a colunas. Assim você recebe um alerta visual caso algum checklist deixe de ser preenchido como o previsto.
Tempo Médio na Coluna: Algumas etapas demoram mais que outras, certo? É por isso que com esta função você pode pré determinar e especificar períodos de tempo para cada coluna, conseguindo controlar o SLA de cada fase. A soma de todos os prazos configurados em cada coluna será o SLA total do seu fluxo, e toda vez que um card atingir 80% do prazo estipulado, você perceberá que a coluna no fluxo ficará marcada com a cor amarela. Se o prazo ultrapassar o período estipulado, a coluna ficará marcada com a cor vermelha.
Tipo de Coluna: A metodologia kanban é pautada em três etapas para cada tarefa: fazer, fazendo e feito (To do, Doing, Done). Com essa configuração, você consegue identificar por meio dos dados quais etapas estão demorando mais, considerando fases de “a fazer” ou “em progresso”.
Habilitar Preenchimento entre Etapas: Algumas etapas precisam de preenchimentos específicos de campos customizados para complementar os dados do veículo. Com esta função, você consegue configurar quais serão os campos solicitados caso o usuário movimente um card de uma coluna para outra.
Adicionar Coluna: O botão de adicionar coluna habilita a configuração de uma nova etapa caso seja necessário.