Dicas para usar os robôs da Rabbot na sua operação

As automações são um recurso poderoso da plataforma Rabbot, já que representam um grande ganho de tempo em diversas tarefas do dia a dia de qualquer operação. Pensando em como proporcionar ainda mais agilidade e aproveitar da melhor forma todas as informações registradas em checklists para garantir uma gestão cada vez mais orquestrada e completa, nossos robôs ajudam você a ter mais controle sobre cada um dos seus processos.

Para facilitar a compreensão de como utilizar nossos principais robôs, veja abaixo um exemplo de aplicação prática de cada um deles.

Configurando robôs para automatizar um processo manutenção

Imagine um processo de manutenção construído dentro da plataforma Rabbot, em que o acompanhamento da gestão de cada uma das etapas é feita num fluxo específico, cada coluna representando uma etapa, desde a identificação da necessidade de manutenção até a conclusão do serviço.

Robô para identificar inconformidade no veículo e dar início ao processo

Para automatizar o processo de manutenção desde o início, com esse novo robô, você consegue criar uma automação para que a partir da resposta de um checklist finalizado, o veículo que precisa de manutenção seja adicionado ao fluxo correspondente, adicionando também automaticamente um responsável por esse veículo e uma situação (etiqueta) para identificar visualmente o problema ou a gravidade dele no card, por exemplo. 

Robô para condicionar ação a partir da km

Outra forma de dar início a um processo de manutenção é condicionando a entrada de um veículo num fluxo de manutenção a partir da resposta de uma questão de quilometragem num checklist. Dessa forma, se a resposta de uma questão sobre a quilometragem do veículo for maior ou igual a 20 mil km, por exemplo, o veículo é automaticamente adicionado ao fluxo de manutenção, dando início ao processo.

Robô para distribuir serviço 

Após identificar a necessidade de manutenção em um veículo, por exemplo, uma necessidade de movimentação entre pátios, é possível distribuir o serviço automaticamente para os fornecedores internos. Desse modo, o primeiro que aceitar se torna o responsável por realizar o serviço e recebe, também de forma automática, um push em seu aplicativo para ser avisado sobre o novo serviço disponível para realização.

Robô para calcular orçamento do serviço

Já em casos em que é identificado que um veículo necessita de manutenção e essa manutenção é feita externamente, é possível distribuir o serviço para os fornecedores externos solicitando o preenchimento de um checklist de avaliação para coletar dados para fazer o orçamento. 

Com os dados preenchidos nesse checklist, você pode configurar o cálculo automático do orçamento, levando em conta, por exemplo, preço das peças, valor da hora do serviço etc., para então enviar um e-mail confirmando o serviço.

Robô para identificar divergência entre checklists

Depois de o veículo ser encaminhado para a manutenção, você pode automatizar a comparação de respostas do checklist, para garantir que nos momentos de entrada/saída do pátio não existe divergência entre os relatos de avaria. Dessa forma, se o veículo chega no pátio com uma avaria na porta lateral direita, por exemplo, e é encaminhado para manutenção, quando ele foi sair do pátio, essa avaria não deve mais constar no veículo. Caso existe uma divergência, você consegue automatizar tanto o envio de e-mail quanto de uma notificação via plataforma para o responsável pelo veículo.

Robô para realizar movimentações automáticas

Conforme as etapas da manutenção forem sendo atualizadas, para facilitar a gestão de todo o processo, você pode configurar movimentações automáticas dos cards pelas colunas, de acordo com a atualização de campos customizados, marcando membros e situações também automaticamente, conforme a necessidade e para direcionar responsáveis conforme cada fase do processo.

Robô para determinar tarefas para o time

Para garantir ainda mais fluidez e maior controle em cada etapa, além de marcar membros nos cards, é possível atribuir tarefas e prazos para esses responsáveis por cada card, automatizando também o envio de notificações para avisar quando a data de entrega da tarefa se aproxima ou quando foi extrapolada.

Robô para gerar um checklist de link aberto para quem não acesso ao app

Se em alguma etapa da manutenção for necessário que alguém que não tem acesso ao app realize ou aprove um serviço, isso não é um problema, pois assim que o card entrar na coluna referente a essa etapa, é possível automatizar a criação de um link aberto de checklist, em que o uso do app não é necessário, para ser enviado por e-mail para o fornecedor, que também pode ser notificado por SMS para que você ganhe ainda mais velocidade no processo.

Se você desejar que o link aberto de checklist seja enviado apenas um tempo depois de o card entrar na coluna em questão, também é possível usar a ação “Aguardar até”, configurando o envio para 2h depois de o card entrar na coluna, por exemplo.

Robô para programar um checklist no aplicativo

Quando alguma etapa do seu processo de manutenção depender da realização de algum checklist em específico, você pode automatizar o agendamento desse checklist no app do operador e enviar, também de forma automática, uma notificação por push para o celular dele, para garantir que ele visualize mais rápido.

Robô para remover um card do processo

Por fim, quando o card chega na última coluna do fluxo de manutenção, após passar por todas as etapas do processo, é possível configurar a remoção do veículo desse fluxo, garantindo que permaneçam no kanban apenas os veículos que ainda estão aguardando a conclusão do serviço.