Estruturando os processos da sua operação em kanban

Interprete os acontecimentos que dão início ao processo 

Todo o tempo nós somos inundados de novas demandas, vindas de e-mail, telefone, whatsapp, documentos e relatórios.

O nosso cérebro sempre tenta organizar as coisas de forma linear, para sermos cada dia melhores e mais práticos.

Recebemos a tarefa > Analisamos > Decidimos se vamos tratar ou não >  Damos início ao que precisa ser feito

Mas com tantos meios de receber tarefas, como conseguimos centralizar tudo isso em um lugar que funcione para todo o time e não só para uma pessoa específica dona de toda a informação.

Organize as etapas de execução de uma nova demanda

Dentro de um processo, existem diversas pequenas coisas que precisam ser feitas, muitas vezes nem nos damos conta do tanto de pequenas tarefas quee fazemos até de forma descoordenada.

Por exemplo, em um processo de manutenção: precisamos analisar o pedido de manutenção, aprovar, informar o motorista que aprovamos, combinar a data de realização do serviço, escolher a oficina mais próxima e de verdade só de escrever essa história já é possível sentir o desespero de conectar todas essas pontas.

Mas como organizamos as etapas de forma que qualquer pessoa consiga interpretar o que precisa ser feito, o que está em andamento e o que está finalizado?

Seja proativo e otimize as decisões relacionadas a cada etapa

Além de organizar e democratizar a visão das etapas do processo, é preciso conectar de forma eficiente as pessoas envolvidas em cada etapa!

Em diversos momentos ficamos travados em uma resolução por não conseguir comunicar e direcionar os problemas de forma fácil.

Constantemente precisamos sair das nossas ferramentas, pegar telefone, sair do nosso ambiente de trabalho para ir fazer uma pergunta simples que empata nosso dia e prejudica  e tira o foco da nossa produtividade.

Ter claramente todas as pessoas que precisam ser envolvidas em cada etapa, também é essencial para otimizar processos.

Construa a visão que você quer ter do seu processo

É na nossa plataforma que as etapas da sua operação serão visualizadas em colunas seguindo o modelo Kanban, que é um método visual e prático para gerenciar e conduzir o andamento dos seus fluxos de trabalho. 

Conforme essas atividades são desempenhadas, os cards, que correspondem aos ativos, são movimentados para as colunas seguintes, acompanhando a evolução do processo.

Seus ativos representados por Cards

Todos as demandas dos seus ativos são representados em cada fase do processo, por um card, geralmente identificado pela placa ou chassi.

E o que são os cards?

Todas as informações importantes para o processo ficam centralizadas nos cards, como comentários do time, checklists realizados, serviços agendados e documentos gerais do ativo.

O objetivo é possibilitar que você tenha tudo sempre à mão para poder tomar decisões na sua operação.

Organizar tarefas

Você pode adicionar de maneira manual ou automática tarefas a serem realizadas e marcar responsáveis para que sejam alertados. As tarefas são exibidas em forma de lista e você pode marcá-las como concluídas para um maior controle.

Acrescentar comentários

Dentro do card, você pode incluir observações do dia a dia, mencionar pessoas para informá-las sobre algum acontecimento e também anexar documentos.

Marcar situações por tema

Também chamadas de status ou etiquetas, proporcionam visibilidade e ajudam no senso de priorização. Você pode personalizar as cores das situações conforme sua preferência.

Definir responsáveis para cada tratativa

Marque responsáveis para alertá-los quando surgir uma nova demanda, garantindo maior controle sobre os afazeres da sua equipe.

Programar prazos

Para acompanhar prazos de serviços ou atividades, você pode incluir datas de entrega que vão ficando mais intensas conforme a proximidade do vencimento.

Agora que você aprendeu a estruturar os processos da sua operação, clique aqui para entender como o histórico de dados pode ajudar a análise e gestão de veículos.