Melhores práticas para coletar dados na gestão de veículos

Coleta de dados de maneira digital

Para ajudar a otimizar cada vez mais o preenchimento e a coleta de dados da sua operação, na plataforma da Rabbot você pode construir checklists utilizando diversos tipos de questão com formatações diferentes, como texto, múltipla escolha, lista, questões de foto, assinatura, entre outras.

Para complementar esse assunto, nós vamos te mostrar alguns elementos importantes que poderão compor o seu checklist.

Configurações de cada questão

Cada questão tem configurações específicas na construção do checklist.

Abaixo estão as principais informações que você pode consultar e configurar em cada questão.

- Título das Questões

- Tipo de Questão

- Obrigatoriedade de preenchimento

- Descrição (pode orientar quem for preencher com uma informação instrutiva)

- Itens ou configurações específicas de cada tipo de questão

- Atualizar campo de cadastro do veículo com a resposta obtida

- E a condição da questão que vamos falar mais a frente

Questões de Texto

A questão de texto no checklist da plataforma Rabbot pode ser usada de várias formas, assim como no excel quando você precisa formatar uma coluna como número, data, hora etc. Essa questão conta com diversas máscaras de formatação para estruturar a coleta do dado.

Questões de Lista 

A questão de lista pode ser usada para declarar informações como qual é a peça que apresenta problema, em qual unidade está ocorrendo o preenchimento do checklist, qual tipo de serviço realizado no veículo, entre diversas outras.
Neste tipo de questão também é possível aplicar condições para que, caso um certo item da lista seja escolhido, o checklist siga um determinado caminho.

Questões de Sim e Não 

A questão de sim e não pode ser utilizada para confirmar informações simples, como: O veículo tem alguma avaria? Instalação concluída?  Algum item pendente?
Da mesma forma que as questões de lista, esse tipo de questão também permite aplicar condições para que, dependendo da resposta selecionada, o checklist siga um determinado caminho.

Questões de Foto 

A questão de foto vai te garantir que o dado que foi escrito realmente é o que está sendo declarado. Desta forma, é possível analisar de qualquer lugar a imagem do veículo e também enviar essa informação para o fornecedor que realizará o reparo, caso seja necessário.

Questões de Múltipla Escolha

A questão de múltipla escolha pode ser utilizada em situações em que várias informações precisam ser declaradas na mesma questão. Por exemplo: Quais são os itens faltantes do veículo? Quais são as peças que deverão ser trocadas?

Questões de Assinatura

A questão de assinatura é utilizada para garantir que os envolvidos estejam cientes dos dados que foram registrados no checklist, geralmente é usada ao final do checklist simbolizando seu encerramento.

Checklist condicional

Você pode construir checklists com respostas condicionais a partir do preenchimento de um item específico ou de questão específica.

Imagine um exemplo onde se o veículo possui avaria seja necessário registrar em qual parte. Mas para caso o veículo não possua avaria não seria necessário que quem está fazendo a coleta precise dizer a parte do veículo.

Sendo assim, seria necessário somente registrar a foto frontal do veículo e finalizar o registro.

Construção Checklist Condicional

Trouxemos um exemplo construído na plataforma para te ajudar a aplicar isso em sua operação se for necessário.

No exemplo ao lado, na questão de sim e não condicionamos as opções para se a resposta for Sim, ser necessário preencher a questão 2. E se a resposta for Não, ser necessário somente tirar a foto frotal do veículo e finalizar o registro.

Nesse cenário, mesmo que o responsável declare as partes do veículo, também será necessário tirar a foto frontal do veículo.

Visualização do checklist preenchido

Na plataforma Rabbot, você conseguirá visualizar os checklists preenchidos de várias formas.

Poderá analisar, ampliar e consultar as fotos e respostas preenchidas sempre que for preciso. É possível ainda gerar um documento em PDF para cada preenchimento e automatizar seu envio para as partes envolvidas no processo sempre que necessário.

Você também poderá personalizar esse arquivo com as cores da sua marca e com informações que julgar pertinentes, além de poder adicionar as perguntas respondidas no checklist e dados sobre o cadastro do veículo.

Passo 1 - Escolher as informações do cabeçalho do checklist

Escolha a cor da sua marca e o logotipo para começar.
Em seguida você pode optar por uma identificação chave como por exemplo a placa para ficar em evidência.
Para compor o cabeçalho, você pode escolher algumas informações cadastrais do veículo ano, modelo, chassi e outras informações pertinentes do seu processo.

Passo 2 - Escolher as questões de foto que podem ser exibidas no documento

Para alguns processos, todas as fotos podem ficar registradas para o veículo, mas nem todas as fotos são necessariamente importantes para gerar em um documento que vai ser compartilhado com alguém externo. Desta forma você pode optar por todas as fotos ou por específicas.

Passo 3 - Escolher as demais questões para exibir no documento

Como falamos sobre as fotos, aqui também será possível escolher quais questões são indispensáveis para o documento.

Passo 4 - Escolher Assinaturas

Nem todo checklist tem preenchimento de assinatura, mas caso você queria deixar isso mais estruturado com as assinaturas dos responsáveis e envolvidos na coleta de dados do veículo, também poderá ser de forma personalizada.

E por fim, após salvar, o seu checklist terá um documento personalizado com as informações que você escolheu. Esse documento pode ser enviado, por exemplo por email ou sms, de forma automática toda vez que o checklist for for preenchido via aplicativo.

Agora que você aprendeu as melhores práticas para coletar dados na gestão de veículos, veja como estruturar os processos da sua operação em kanban clicando aqui.